اتوماسیون رستوران: پایانِ کابوس کسری انبار و خطای سفارش‌گیری

تصور کنید صدای فریاد سرآشپز از تهِ آشپزخانه می‌آید. ناگهان مشتری داد بزند که غذای میز کناری زودتر رسیده. این بدترین اتفاق ممکن برای اعتبار و آبروی ما است که رخ داده. این وضعیت واقعاً کابوس روزانه ی ماست. تکیه بر کاغذ و قلم در دنیای امروز اشتباه است. راه حل نهایی ما اتوماسیون سفارش‌گیری رستوران است.

اگر با خودمان صادق باشیم، دیر رسیدن غذا بخش کوچکی از کابوس های یک مدیر رستوران است. هنگامی که صندوق بسته میشود، ما شروع به محاسبه میکنیم. متوجه میشویم دخل و خرج های آشپزخانه هم خوانی ندارد. رسید هایی که مفقود شده اند، سفارش هایی که بعد از پول گرفتن از مشتری پاک شده اند و اینکه ما از موجودی انبارمان اطلاعات دقیقی نداریم.

اتوماسیون به ما کمک میکند تا جلوی نشتی های مالی اینچنینی را بگیریم و مدیریت فود کاست (Food Cost) را به یک رویای دست یافتنی تبدیل کنیم.

سیستم اتوماسیون مدیریت میز و سفارش دقیقاً چیست؟

اتوماسیون هرگز به معنی حذف نیروهای کاری ما نیست. واقعیت این فناوری تنها توانمندسازی نیروی انسانی و بهبود عملکرد آنها است. گارسون در مدل سنتی سفارش را می‌نویسد، تا آشپزخانه می‌رود و برگه را تحویل می‌دهد تا غذا سر فرصت آماده شود. این فرآیند طولانی واقعاً پرخطر است. نوشته های دستی احتمال خطای انسانی را افزایش میدهد. اکنون ثبت سفارش تنها با چند لمس ساده انجام می‌شود.

چرا رستوران‌های موفق به سمت حذف کاغذ می‌روند؟

استفاده از تکنولوژی فقط برای پز به دیگران دادن نیست. بحث اصلی ما بر سر سودآوری و بهینه سازی فرآیندها است. حذف خطای انسانی باعث می‌شود سرعت کار بالا برود و هماهنگی بین بخش‌های مختلف رستوران ما بسیار بیشتر شود. نتایج این تغییرات واقعاً چشمگیر است. در واقع خیال مان را راحت تر میکند.

خداحافظی با خطای انسانی

قانون طلایی ما تحویل دقیق غذای درخواستی مشتری است. ما باید رضایت مشتری را افزایش دهیم. خطر اصلی سیستم‌های کاغذی ناخوانا بودن دست‌خط‌هاست. اگر گارسون سفارش را فراموش کند و غذا اشتباه سرو شود، مشتری حتماً ناراضی و عصبانی از رستوران بیرون می‌رود. کاهش ضایعات غذا یکی دیگر از نتیجه های متعدد این دقت است.

افزایش سرعت سرویس و بهینه‌سازی چرخش میز

اتوماسیون بلافاصله و بدون رفت‌وآمد سفارش را ثبت می‌کند. یعنی نیازی به طی مسافت زیاد برای کارکنان بین سالن و آشپزخانه نیست. تاثیر این فرایند بر سرعت کاملاً مشهود است. مشتری زودتر غذایش را می‌خورد و میز برای نفر بعدی آماده می‌شود تا سود ماهانه ما به طرز عجیبی تغییر کند. این باعث بهبود نرخ گردش میز میشود. زمان در رستوران‌داری یعنی پول.

تجربه مشتری؛ وقتی گارسون مشاور می‌شود

وقتی سیستم هوشمند باشد، گارسون ما دیگر صرفا یک ربات سفارشگیر نیست. گارسون فرصت این را پیدا میکند که تبدیل به یک فروشنده حرفه ایی شود. زمانی که مشتری ما یک همبرگر را سفارش میدهد، تبلت گارسون پیشنهاد هایی را که با همبرگر همخوانی دارند را به گارسون نمایش میدهد و گارسون میتواند به راحتی آنها را به مشتری پیشنهاد دهد.(به عنوان مثال میگوید: آیا مایل هستید در کنار همبرگر، سیب زمینی با سس قارچ را نیز امتحان کنید؟)

همین پیشنهاد های ساده باعث میشود که میانگین مبلغ فاکتور به ازای هر میز بین 15 تا 20 درصد افزایش پیدا کند(تکنیک Upselling). همچنین درگیری ذهنی پرسنل از حفظ منو برداشته میشود و فرصت بیشتری برای مهمان نوازی پیدا میکند.

هماهنگی جادویی سالن و آشپزخانه

فریادهای سرآشپز در رستوران‌های شلوغ اصلاً جذاب نیست. دعوای گارسون‌ها بر سر اولویت سفارش‌ها زشت است. چون سیستم‌های نمایشگر آشپزخانه سفارش‌ها را اولویت‌بندی می‌کنند، گارسون از طریق تبلت مطلع می‌شود که غذا دقیقاً کی آماده است. آرامش پشت صحنه نتیجه نهایی این کار است.

کنترل لحظه‌ای انبار؛ پایان داستانِ تلخِ کسری مواد اولیه

یک مزیت بزرگ و مهم اتوماسیون که مستقیما بر روی سوددهی رستوران موثر است، اتصال یکپارچه نرم افزار به انبار است. فرآیند آن به شکل زیر است:

• کسر خودکار مواد اولیه (Recipe Management): به محض ثبت سفارش پیتزا پپرونی توسط گارسون، سیستم به صورت خودکار 150 گرم خمیر، 100 گرم پنیر و … را از موجودی انبار کسر میکند
• هشداری برای نقطه سفارش: قبل از اینکه وسط زمان شلوغی رستوران متوجه کمبود موجودی برخی از مواد شویم، به ما هشدار داده میشود که موجودی رو به اتمام است
• کاهش دورریز ها (Waste): زمانی که ما آمار دقیق فروش را داشته باشیم، به راحتی متوجه میشویم که باید دقیقا چه مقدار مواد اولیه برای فردا باید آماده داشته باشیم

اجزای کلیدی یک اکوسیستم هوشمند رستورانی

برای هوشمندسازی سالن پذیرایی به ابزارهایی نیاز دارید تا مثل چرخ‌دنده‌های ساعت با هم کار کنند و همواره منظم باشند.

• تبلت سفارشگیر گارسون: این وسیله سلاح اصلی و حاوی تمام منوی ماست
• سیستم نمایشگر آشپزخانه (KDS): با برگه های کوچک به نام بون که هم ناخوانا بودند و هم جلوی باد سیستم های سرمایشی به اینطرف و آنطرف میرفتند خداحافظی کنید. تمام سفارش ها با تفکیک های متنوع و رنگی، زمان انتظار روی یک مانیتور به آشپز نمایش داده میشوند
• چاپگر های حرارتی ایستگاه ها (Thermal Printers): سفارش های یک میز به درستی تفکیک میشوند. فیش کباب مستقیم برای منقل دار میرود و فیش سالاد و دسر ها برای بخش مناسب با خودش میرود
• منوی دیجیتال و کیوسک‌های سفارش‌گیر: نقش مهمی در اتوماسیون سفارش رستوران یا کافه دارد. حس استقلال مشتری با این ابزار بیشتر است
• سیستم مدیریت میزها روی مانیتور

راهنمای انتخاب بهترین نرم‌افزار برای رستوران شما

هدف نهایی انتخاب نرم‌افزاری مناسب برای نیازهای خاص شماست. بازار پر از نرم‌افزارهای مختلف است. اگر رابط کاربری ساده باشد و پشتیبانی قوی همیشه در دسترس باشد، انتخاب شما برای رستوران کاملاً درست و منطقی است. قابلیت گزارش‌دهی دقیق شرط موفقیت ماست. نباید به هزینه خرید به چشم هزینه نگاه کرد.

در نگاه اول خرید لایسنس نرم افزار و قطعات سخت افزاری مورد نیاز ممکن است هزینه زیادی داشته باشد. اما این خرید ها یک سرمایه گذاری با بازگشت سرمایه (ROI) بسیار سریع است. این سیستم ها با جلوگیری از سو استفاده های مالی، کاهش دورریز های مواد اولیه، افزایش سرعت چرخش میز ها و فروش بیشتر از طریق سیستم پیشنهاد هوشمند، هزینه های راه اندازی چنین اتوماسیونی را معمولا در کمتر از 3 تا 6 ماه به حساب رستوران شما بازمیگرداند.

اگر اینترنت قطع شد چه کار کنیم؟ (قابلیت کارکرد آفلاین)

بزرگ ترین ترس این است که در وسط پیک کاری اینترنت قطع شود. یک سوالی که مطرح میشود این است که آیا هنگام قطعی سیستم رستوران به کلی فلج میشود؟

نرم افزار هایی که دارای استاندارد های مدیریت رستوران هستند، بر بستر شبکه داخلی نیز کار میکنند. این به این معنی است که حتی اگر اینترنت شهر قطع شود، ارتباط بین تبلت گارسون، صندوق و آشپزخانه بدون یک ثانیه تاخیر به کار خودش ادامه میدهد. فقط باید یک سیستم برق اضطراری UPS داشته باشید تا به هیچ اختلالی در روند سفارشگری نخورید.

برای آگاهی بهتر از نرم افزار های موجود که بهترین عملکرد را دارند مقاله انتخاب درست نرم افزار مدیریت رستوران را بخوانید.

سوالات متداول درباره اتوماسیون رستوران و کافه

آینده رستوران شما همین امروز شروع می‌شود

مدیریت رستوران بدون ابزارهای مدرن اصلاً ممکن نیست. این کار مثل رانندگی در مه خطرناک است. چون این تغییر استراتژیک نظم و سرعت را هدیه می‌دهد، نگرانی بابت سفارش‌های گم‌شده و اشتباه کاملاً از بین می‌رود. ارزش این زحمت بسیار زیاد است. ما با سپردن کار به سیستم، لذت می‌بریم.