سیستم مدیریت کترینگ و تهیه غذا؛ راز افزایش سود و خداحافظی با بینظمی
جدول محتوا
- کابوس جزیرههای جداگانه: چرا یکپارچگی (Integration) حیاتی است؟
- نرم افزار مدیریت کترینگ دقیقاً چه کاری انجام میدهد؟
- امکانات حیاتی یک سیستم مدیریت مطبخ حرفهای
- تاثیر سیستم مدیریت بر کاهش «هزینه تمامشدۀ غذا»
- راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار کترینگ
- سوالات متداول مدیران کترینگ (FAQ)
- زمان خداحافظی با روشهای سنتی رسیده است
هر مدیر گترینگ صنعتی یا آشپزخانه میداند چالش اصلی که با آن مقابله میکند، سرد بودن غذا نیست. چالش اصلی پراکندگی داده های کسب و کارش است. این چالش زمانی خودش را بیشتر نمایان میکند که ما روزانه صدها سفارش سازمانی و شرکتی داشته باشیم و همزمان سفارشات پلتفرم های آنلاین مانند اسنپ فود را بخواهیم با قلم و کاغذ یا اکسل مدیریت کنیم.
سود خالص یک کترینگ مدرن صرفا در آشپزخانه اتفاق نمی افتد، بلکه در بهینه سازی فرآیند ها ساخته میشود. در این فرآیند ها خطا های کوچکی هستند که برای ما بسیار هزینه میتراشد. به عنوان مثال ما یک خطای کوچک در سفارش 500 پرسی یک سازمان انجام میدهیم و یا موجودی حال حاضر ما برای سفارش ما مناسب نیست و ما متوجه آن نمیشویم. اینگونه ما میلیون ها تومان ضرر را جذب خود میکنیم.
این بحران صرفا با یک نرم افزار حسابداری معمولی برطرف نمیشود. ما باید یک سیستم ERP یا همان برنامه ریزی منابع سازمانی که برای رستوران به صورت تخصصی پیاده سازی شده است را انتخاب کنیم.
کابوس جزیرههای جداگانه: چرا یکپارچگی (Integration) حیاتی است؟
دوباره کاری یکی از دردسر های بزرگ کترینگ ها در این روز هاست. سفارشی که از طریق اسنپ فود ما دریافت میکنیم، صندوقدارمان باید به صورت دستی آنرا وارد سیستم کند. همچنین سفارش های تلفنی هم باید در جای دیگری ثبت شوند.
سیستم مدیریت کترینگی کار آمد است که مزایای زیر را دارا باشد:
- به صورت مستقیم به پلتفرم های فروش آنلاین متصل باشد تا بدون دخالت دست به آشپز خانه منتقل شود
- به نرم افزار های مالی که انبارگردانی به آنها مربوط است متصل باشد تا به صورت اتوماتیک موجودی بروزرسانی شود(اگر خود نرم افزار هم خودش دارای چنین انبار گردانی بود که چه بهتر!)
نرم افزاری که با دنیای بیرون نتواند ارتباط برقرار کند، صرفا یک ماشین حساب گران قیمت است.
نرم افزار مدیریت کترینگ دقیقاً چه کاری انجام میدهد؟
تصور اینکه این برنامه مثل نرم افزار های مدیریت سوپرمارکت است، اشتباه بزرگی است. نقش این سامانه دقیقاً مثل مغز متفکر کار ماست. سفارش ثبت میشود، فیشها چاپ میشوند، مواد همزمان از انبار کم میشود و پیامک نظرسنجی برای مشتری میرود. همه چیز روی نظم میچرخد. خروجی کار هماهنگی کامل رستوران بدون نیاز به داد و بیداد است.
یک نرم افزار مدیریت کترینگ خوب باید در پیش بینی و برنامه ریزی فرآیند هایی که قرار است در ساعت ها و روز های آینده انجام دهیم، به ما کمک کند.
امکانات حیاتی یک سیستم مدیریت مطبخ حرفهای
اگر دنبال سود هستیم، سامانه باید چند ویژگی کلیدی داشته باشد.
- ابزار پنل سفارشگیری که اطلاعات مشتری را فوراً نمایش دهد و سرعت کار ما بالا ببرد
- اتصال به اینترنت برای امنیت و نگهداری داده های حساس واجب است(همچنین کارکرد آن بدون نیاز به اینترنت!)
- با سیستم نمایشگر آشپزخانه (KDS) کاغذ را باید به طور کامل از آشپزخانه حذف کرد. سفارشات بصورت تفکیک شده و با توجه به دسته بندی نمایش داده شوند و وضعیت آماده سازی غذا خیلی راحت قابل رهگیری باشد
- انبارداری دقیق و دستور پخت غذا برای کم کردن خودکار موجودی. این باعث میشود که برای هر پرس غذا یک رسپی کارت یا همان دستور پخت مشخص و حساب شده تری داشته باشیم
- تقویم تولید و پیش بینی سفارشات باید داشته باشد. کترینگ ها بر خلاف رستوران ها برای آینده سفارش دریافت میکنند. سیستم باید به ما بگوید برای غذا های روز بعد چه مقدرای مواد اولیه را باید آماده سازی کنیم
- باید بتوان قرارداد های اعتباری را مدیریت کرد. امکان تعریف سقف اعتبار یا تعداد غذا برای هر شرکت و صدور صورت حساب های تجمیعی در پایان ماه را به صورت اتوماتیک انجام دهد
تاثیر سیستم مدیریت بر کاهش «هزینه تمامشدۀ غذا»
قانون طلایی ما کنترل هزینه تمامشده هر غذا است. خطر اصلی در کار ما که هزینه ی بسیار بالایی دارد، همان دورریز زیاد مواد اولیه در آشپزخانه است. ما باید انبار را چک کنیم. وقتی پرسنل حواسشان جمع باشد، دزدی و حیفومیل هم کم میشود. نتیجه کار کاهش چشمگیر هزینههای خرید مواد است.
راهنمای انتخاب بهترین نرم افزار کترینگ
پرونده ی آنلاین بودن یا آفلاین بودن نرم افزار خیلی وقت است که بسته شده است. استاندارد امروز معماری هیبریدی است. نرم افزاری که دارای چنین معماری باشد، در صورت آفلاین بودن شما تغییرات را در هارد سیستم شما ذخیره میکند و زمانی که به اینترنت متصل شدید، آنرا با سرور ابری همگام سازی میکند. اینگونه دیگر قطعی وجود نخواهد داشت. همچنین باعث میشود مدیران کسب وکار هرجا که باشند بتوانند فرآیند های کسب وکارشان را بررسی کنند.
در حال حاضر و با توجه به شرایط کنونی که ما در آن قرار داریم، بهترین انتخاب آن است که آن نرم افزار هم بصورت آنلاین و هم آفلاین قابل استفاده باشد.
نرم افزاری که انتخاب میکنیم، نباید ما را محدود به سخت افزار های گران قیمت کند. قابلیت اجرا بر روی سیستم ها معمولی و تبلت ها باعث میشود هزینه ی راه اندازی ما تا 50 % کاهش پیدا کند.
سوالات متداول مدیران کترینگ (FAQ)
۱. آیا کار با این نرمافزارها نیاز به دانش حسابداری دارد؟
فرض اینکه کار با این برنامهها سخت است، کاملاً غلط است.
۲. پیادهسازی سیستم چقدر زمان میبرد؟
راهاندازی سامانه بسته به منوی ما، نهایتاً یک هفته وقت میگیرد تا اطلاعات را وارد سیستم کنیم.
۳. آیا میتوانم بدون اینترنت از نرمافزار استفاده کنم؟
نبود اینترنت هم مانع کار نیست. شما میتوانید با انتخاب درست در هر شرایطی از آن بهره ببرید.
برای انتخاب دقیق و آگاهانه تر انتخاب نرم افزار مناسب مقاله ی انتخاب درست نرم افزار رستوران که در آن ویژگی های مرتبط با مدیریت کترینگ بررسی شده را مطالعه کنید.
زمان خداحافظی با روشهای سنتی رسیده است
ما باید همین امروز بار مدیریت دستی را کنار بگذاریم. این سامانه ها فقط ماشینحساب نیستند، بلکه شریک تجاری ما محسوب میشوند. ارزش این تغییر آنجاست که جلوی ضرر گرفته میشود و وقت ما برای کارهای مهمتر آزاد میگردد. تمرکز ما باید روی کیفیت باشد.
