نرم افزار مدیریت کافی شاپ (بررسی ابری، لوکال و اتصال مالیاتی)

گم شدن فیش های سفارش در شب های شلوغ، مغایرت در ساعت بستن شیفت و کسری موجودی در پایان هر ماه استرس ما را به شدت افزایش میدهد. این درد را هر مدیر رستوران و کافه ایی با عمق وجودش تجربه کرده است.

اگر در حال حاضر قلم و کاغذ یا اکسل حساب و کتاب میکنید، بدانید که سود خالص خود را به مرور زمان از دست خواهید داد.

استفاده از نرم افزار های مدیریت کافی شاپ صرفا یک روش لوکس برای خودنمایی نیست، بلکه یک دستیار و هوش مالی برای جلوگیری از نشتی های مالی، خودکار کردن کاست کنترل و یکپارچه سازی بخش های مختلف کافه ماست.

ما باید بیشتر وقت خود را بر روی کیفیت قهوه ایی که بر روی میز، جلوی مشتریمان میگذاریم، بگذاریم. اینگونه رضایت مشتریان ما افزایش چشمگیری خواهد داشت. در این مقاله به شما خواهم گفت که چطور با انتخاب یک سیستم حسابداری و پوز(POS) مناسب، میتوان کافه خود را تبدیل به یک ماشین پولسازی کرد.

نرم افزار مدیریت کافی شاپ چه کاری انجام میدهد؟

این ابزار دقیقاً همان چیزی است که در کافه، آشوب را به نظم تبدیل می‌کند. همه کارهای سخت و تکراری را انجام می‌دهد.

با حذف خطاهای ریز و درشت، ما با خیال راحت روی کیفیت قهوه و خدمات به مشتری هایمان تمرکز می‌کنیم.

چرا مدیریت کافی‌ شاپ بصورت سنتی قاتل سود شماست؟

نوشتن دستی حساب‌ها در شلوغیِ کار، میتواند برای کسب و کارمان بسیار خطرناک باشد. وقتی سرمان شلوغ باشد، هیچ‌کس وقت وزن کردن دقیق شکر یا دیگر مواد اولیه را ندارد. به دلیل همین عجله، کسری انبار عادی است چون ما دلیلش را اصلاً نمی‌دانیم یا قابل رهگیری نیست.

خطاهای انسانی؛ دشمن مخفی درآمد

اعتماد به محاسبات ذهنی برای حساب کردن پول مشتری اشتباه بزرگ ماست. کسی که حواسش پرت می‌شود، ممکن است پول زیادی را هدر دهد.

ابزار هوشمند جلوی این نشتی‌های ریز و پنهان که به ما ضرر وارد میکنند را می‌گیرد. اینگونه پول ما حفظ میشود.

جلوگیری از سو استفاده های مالی و تعریف سطح دسترسی

اگر بخواهیم با خودمان صادق باشیم، همیشه پای خطاهای سهوی در میان نیست. ممکن است صندوقدار ما هنگامی که مشتری رفت، فیش پرداختی مربوط به آنرا حذف کند. ممکن است تخفیف های غیر مجاز برای دوستانش اعمال کند یا حتی سفارشات بیرون بر را ثبت نکند.

یک سیستم مدیریت کافه باید توانایی تعیین سطوح دسترسی را داشته باشد تا بتوان در آن مشخص کرد مدیر، صندوقدار، گارسون و… تا چه حد بتوانند به بخش های مختلف کسب و کار شما دسترسی داشته باشند. همچنین این بسیار مهم است که بتوانید متوجه شوید، آخرین تغییرات را چه شخصی اعمال کرده است.

حفره سیاه انبار و هدررفت (Waste)

سود اصلی ما که در انبار پنهان شده است. ما اگر قیمت دقیق هر لیوان را ندانیم و دورریز را نشماریم، حتی با وجود فروش زیاد ضرر می‌کنیم.

با ثبت دقیق مصرف شیر، دلیل خرید زیاد مشخص می‌شود. ما میتوانی راحت تر مواد اولیه را به اندازه کافی سفارش دهیم و از هدر رفت آنها تا حد خیلی زیادی جلوگیری کنیم.

6 ویژگی حیاتی که بهترین نرم‌افزار مدیریت کافی‌ شاپ باید داشته باشد

ابزار انتخابی ما حتماً فراتر از یک ماشین‌حساب است، زیرا برایمان پول می‌سازد. ما ۵ ویژگی اصلی را بررسی می‌کنیم. نرم افزاری که انتخاب میکنیم باید حداقل این موارد را شامل شود.

1. سرعت و سادگی در نقطه فروش (POS)

سرعت عمل بالا در صندوق فروش امری حیاتی است که وقت را طلا می‌کند. اگر بخواهیم کارمند جدید سریع یاد بگیرد، منوی تصویری بسیار این فرآیند را آسان تر میکند.

 افزایش سرعت صندوق فروش و بهبود عملکرد کارکنان باعث رضایت مشتری میشود.یعنی سیستم کار می‌کند تا مشتری با لبخند بیرون برود.

اگر میخواهید پیشنهاد های عملی راجب افزایش نرخ گردش میز در زمان های پیک را دریافت کنید مقاله ی 41 استراتژی عملی بهبود نرخ گردش میز را مطالعه کنید.

2. مدیریت پیشرفته انبار و فرمول ساخت (Recipe)

کنترل دقیق هزینه چیزی است که در کافه حساب ما را همیشه روشن نگه می‌دارد. با فروش هر نوشیدنی موجودی آن از انبار کم می‌شود. وقتی موجودی کم شود، ما سریع باخبر می‌شویم تا مواد اولیه مورد نیازمان را بخریم.

3. باشگاه مشتریان (CRM)؛ تبدیل مشتری گذری به دائمی

برگرداندن مشتری قدیمی برای جیب ما خیلی به صرفه‌تر از جذب مشتری جدید است. ما تاریخ تولدشان را نگه می‌داریم و پیامک تبریک می‌فرستیم. بعداً کد تخفیف را با توجه به علایقشان می‌فرستیم تا آن‌ها دوباره پیش ما بیایند.

4. گزارش‌های تحلیلی و سود و زیان

مدیر کافه یک ماشین‌حساب نیست، بلکه باید سود را تحلیل کند.

ما با نرم افزار های مناسب میتوانیم ساعات شلوغی و سود خالص را دقیق ببینیم که این عالی است و باعث میشود با کمترین تاخیر استراتژی درست را انتخاب و اعمال کنیم.

پیشنهاد میشود که برای اطلاعات بیشتر مطلب افزایش نرخ گردش میز با استراتژی های مهندسی منو را مطالعه کنید

5. اتصال یکپارچه به دنیای دیجیتال

در بازاری که همه آنلاین هستند، آفلاین بودن اشتباه بزرگی است.

اتصال به سفارش غذا ضروری است تا خطا را حذف کنیم. اگر میخواهیم کسب و کارمان را گسترش دهیم و شعبه های آنرا افزایش دهیم، حتما باید به این موضوع توجه کنیم. البته باید نرم افزاری را انتخاب کنیم که در صورت قطع شدن اینترنت هم از دسترس خارج نشود.

اتصال یکپارچه صرفا مربوط به داشتن یک منوی دیجیتال که با QR Code اجرا میشود، نیست. کافه ها معمولا در پلتفرم هایی مثل اسنپ فود حضور دارند. وارد کردن دستی سفارشاتی که ما از اسنپ فود دریافت میکنیم، مخصوصا در ساعات شلوغی باعث تاخیر در ارسال میشود. یک نرم افزار استاندارد باید Api اتصال مستقیم به سامانه های سفارش آنلاین داشته باشد و پس از ثبت سفارش توسط کاربر، به صورت خودکار در سیستم ثبت شود و همزمان آشپزخانه آنرا مشاهده کند.

6. اتصال مستقیم به سامانه مودیان و ارسال صورت‌حساب الکترونیک

مسائل مالیاتی و جرایم سنگینی که به همراه دارد را نمیتوان نادیده گرفت. این موضوع تبدیل به بزرگ ترین دغدغه ی صاحبان رستوران شده است. نرم افزاری که انتخاب میکنید باید قابلیت ارسال خودکار و مستقیم فیش ها به سامانه مودیان مالیاتی را داشته باشد.

اگر ما بخواهیم فیش ها را به صورت دستی وارد کنیم، نیازمند استخدام یک حسابدار هستیم و همچنین احتمال به وجود آمدن خطای انسانی نیز وجود دارد. این باعث میشود جریمه های مالیاتی سنگینی برای ما ایجاد شود. سیستمی که انتخاب میکنیم باید پس از ثبت هر رسید به صورت خودکار آنرا به سامانه مالیاتی ارسال کند.

تفاوت‌های کلیدی نرم‌افزار بوفه با کافی‌شاپ

حساب کردن زمان بازی چیزی است که در کافه گیم سود ما را می‌سازد. در سلف‌ سرویس باید هزینه غذای خورده شده کنترل شود، در غیر اینصورت ضرر میکنیم.

نرم‌افزار ابری (Cloud) یا نصبی (Local)؟ کدام بهتر است؟

انتخاب سیستم ابری یا نصبی، بستگی به بودجه و تعداد شعبه های کسب و کار شما دارد. اما در کل سیستم های ابری انتخاب مناسب تری به حساب می آید. برای درک بهتر به جدول زیر نگاهی بیندازید:

نصبی	ابری	ویژگی
بالا. چون باید لایسنس دائمی خریداری کنید و سرور خریداری کنید	بسیار پایین و به عنوان حق اشتراک ماهانه یا سالانه	هزینه اولیه
متوسط. احتمال پریدن ویندوز، سوختن هارد و سرقا سیستم	بسیار بالا چون بر روی سرور امن و ضد ویروس و خرابی هارد قرار دارد	امنیت اطلاعات
فقط با حضور در کافه	در همه جا که اینترنت وجود دارد	دسترسی مدیر
نیازمند پشتیبانی فنی و پرداخت هزینه	خودکار، رایگان و سریع	بروزرسانی ها

اگر میخواهید شعبه های جدید (فرانچایز) راه اندازی کنید یا وقتی در حال سفر کردن میخواهید موجودی انبار را بر روی گوشی خود چک کنید، بدون شک سیستم های ابری باید انتخاب اول شما باشد

نرم افزار های ابری بهترین گزینه هستند. اگر کامپیوتر ناگهان خراب شود، اطلاعات ما در فضای ابری می‌ماند. ما با گوشی همه‌چیز را می‌بینیم. بازدهی آن زمانی بیشتر نمایان میشود که ما دارای کسب و کاری با چندین شعبه باشیم

چک‌لیست نهایی قبل از خرید

برای انتخاب حتما موارد زیر را در نظر بگیرید:

1. پشتیبانی شما تا چه ساعتی است؟ پشتیبانی در ساعات دیروقت شب برای ما خیلی مهم است.

2. آیا با سخت‌افزارهای فعلی من (پرینتر، صندوق، تبلت) سازگار است؟

3. کاربری آن چقدر آسان است؟ (پرسنل کافه معمولاً جوان هستند و جابجایی زیاد است؛ آموزش باید سریع باشد).

4. آیا نسخه دمو (تست رایگان) دارید؟ ما نسخه آزمایشی را می‌گیریم تا راحتی کار را ببینیم.

5. آیا هزینه های پنهانی مانند هزینه استقرار، آموزش یا آپدیت سالانه وجود دارد؟ بسیاری از شرکت ها در ابتدا قیمت پایینی را ارائه میدهند ولی ما باید برای هر ماژول کوچک هزینه های جداگانه پرداخت کنیم

6. آیا انتقال اطلاعات از سیستم قبلی من به نرم افزار شما رایگان و راحت خواهد بود؟ وارد کردن مجدد آیتم ها و موجودی و … بسیار کار طاقت فرسایی است و نباید این موضوع را نادیده گرفت

سوالات متداول درباره نرم افزار مدیریت کافی شاپ

۱. آیا نرم افزار مدیریت کافه به سامانه مودیان مالیاتی متصل می‌شود؟

بله، نرم افزار های مناسب رستوران و کافه امروزی دارای ماژول اتصال مستقیم به سامانه مودیان هستند. این به این معنی است که فاکتور های ما پس از ثبت در سیستم به صورت خودکار و بدون نیاز به پرداخت هزینه اضافی به شرکت های واسط، فاکتور مناسب را به سامانه اداره مالیات ارسال میکند و از جریمه های سنگین پیشگیری میکند.

۲. فرق نرم افزار ابری (Cloud) و نصبی (Local) برای کافه چیست؟

انتخاب نرم افزار ابری باعث میشود ما دیگر نیازی به خرید سرور و کامپیوتر های گران قیمت نداشته باشیم، چون اطلاعات ما در سرور های امن اینترنتی ذخیره میشوند. ما میتوانیم گزارش های انبار و فروش را هر لحظه با استفاده از تلفن همراهمان بررسی کنیم. اما نرم افزاری های نصبی باعث میشود ما برای بررسی اطلاعات کافه، در کافه حضور داشته باشیم.

۳. آیا کار با نرم افزار کافه برای پرسنل جدید و باریستاها سخت است؟

خیر، نرم افزار های بروز و استاندارد با رابط کاربری بسیار ساده و منوی تصویری که در اختیار ما میگذارند کار با آنها را بسیار آسان نگه میدارند. با توجه به جا به جایی بالایی که در پرسنل کافه ها وجود دارد، پرسنل جدید باید بتوانند در زمان بسیار کمتری برای کار آماده شوند.

سخن پایانی: هزینه نیست، سرمایه‌گذاری است

خرید نرم‌افزار پول دور ریختن نیست، بلکه استخدام یک همکار زرنگ است. حتماً باید همین امروز کار را شروع کنیم.

من یک مقاله برای معرفی 5 نرم افزار مناسب و با کیفیت مدیریت رستوران آماده کرده ام. اگر قصد تهیه یک نرم افزار مناسب رو برای کافی شاپ خود دارید، پیشنهاد میکنم مطالعه کنید(موارد مورد نیاز کافی شاپ هم پوشش داده ام).