نرم افزار مدیریت کافی شاپ و خداحافظی با کسری صندوق و ضایعات

زمان جمع بندی و بررسی فیش های خرید و فروش که  بصورت هفتگی اتفاق می افتد را همه ما خوب می‌شناسیم. ناگهان یک فیش گم می‌شود یا محاسبات دچار خطا میشوند.

این بی‌نظمی باعث می‌شود دخل و خرج‌مان با هم نخواند و پول کم بیاوریم. اگر فکر کنیم هزینه این اشتباه فقط مالی است، سخت در اشتباهیم زیرا پای آبرو و اعتبار ما در میان است.

حتماً باید امروز روش‌های دفتری و قدیمی را برای همیشه کنار بگذاریم.

نرم افزار مدیریت کافی شاپ چه کاری انجام میدهد؟

این ابزار دقیقاً همان چیزی است که در کافه، آشوب را به نظم تبدیل می‌کند. همه کارهای سخت و تکراری را انجام می‌دهد.

با حذف خطاهای ریز و درشت، ما با خیال راحت روی کیفیت قهوه و خدمات به مشتری هایمان تمرکز می‌کنیم.

چرا مدیریت کافی‌ شاپ بصورت سنتی قاتل سود شماست؟

نوشتن دستی حساب‌ها در شلوغیِ کار، میتواند برای کسب و کارمان بسیار خطرناک باشد. وقتی سرمان شلوغ باشد، هیچ‌کس وقت وزن کردن دقیق شکر یا دیگر مواد اولیه را ندارد. به دلیل همین عجله، کسری انبار عادی است چون ما دلیلش را اصلاً نمی‌دانیم یا قابل رهگیری نیست.

خطاهای انسانی؛ دشمن مخفی درآمد

اعتماد به محاسبات ذهنی برای حساب کردن پول مشتری اشتباه بزرگ ماست. کسی که حواسش پرت می‌شود، ممکن است پول زیادی را هدر دهد.

ابزار هوشمند جلوی این نشتی‌های ریز و پنهان که به ما ضرر وارد میکنند را می‌گیرد. اینگونه پول ما حفظ میشود.

حفره سیاه انبار و هدررفت (Waste)

سود اصلی ما که در انبار پنهان شده است. ما اگر قیمت دقیق هر لیوان را ندانیم و دورریز را نشماریم، حتی با وجود فروش زیاد ضرر می‌کنیم.

با ثبت دقیق مصرف شیر، دلیل خرید زیاد مشخص می‌شود. ما میتوانی راحت تر مواد اولیه را به اندازه کافی سفارش دهیم و از هدر رفت آنها تا حد خیلی زیادی جلوگیری کنیم.

۵ ویژگی حیاتی که بهترین نرم‌افزار مدیریت کافی‌ شاپ باید داشته باشد

ابزار انتخابی ما حتماً فراتر از یک ماشین‌حساب است، زیرا برایمان پول می‌سازد. ما ۵ ویژگی اصلی را بررسی می‌کنیم. نرم افزاری که انتخاب میکنیم باید حداقل این موارد را شامل شود.

۱. سرعت و سادگی در نقطه فروش (POS)

سرعت عمل بالا در صندوق فروش امری حیاتی است که وقت را طلا می‌کند. اگر بخواهیم کارمند جدید سریع یاد بگیرد، منوی تصویری بسیار این فرآیند را آسان تر میکند.

 افزایش سرعت صندوق فروش و بهبود عملکرد کارکنان باعث رضایت مشتری میشود.یعنی سیستم کار می‌کند تا مشتری با لبخند بیرون برود.

اگر میخواهید پیشنهاد های عملی راجب افزایش نرخ گردش میز در زمان های پیک را دریافت کنید مقاله ی 41 استراتژی عملی بهبود نرخ گردش میز را مطالعه کنید.

۲. مدیریت پیشرفته انبار و فرمول ساخت (Recipe)

کنترل دقیق هزینه چیزی است که در کافه حساب ما را همیشه روشن نگه می‌دارد. با فروش هر نوشیدنی موجودی آن از انبار کم می‌شود. وقتی موجودی کم شود، ما سریع باخبر می‌شویم تا مواد اولیه مورد نیازمان را بخریم.

۳. باشگاه مشتریان (CRM)؛ تبدیل مشتری گذری به دائمی

برگرداندن مشتری قدیمی برای جیب ما خیلی به صرفه‌تر از جذب مشتری جدید است. ما تاریخ تولدشان را نگه می‌داریم و پیامک تبریک می‌فرستیم. بعداً کد تخفیف را با توجه به علایقشان می‌فرستیم تا آن‌ها دوباره پیش ما بیایند.

۴. گزارش‌های تحلیلی و سود و زیان

مدیر کافه یک ماشین‌حساب نیست، بلکه باید سود را تحلیل کند.

ما با نرم افزار های مناسب میتوانیم ساعات شلوغی و سود خالص را دقیق ببینیم که این عالی است و باعث میشود با کمترین تاخیر استراتژی درست را انتخاب و اعمال کنیم.

پیشنهاد میشود که برای اطلاعات بیشتر مطلب افزایش نرخ گردش میز با استراتژی های مهندسی منو را مطالعه کنید

۵. اتصال یکپارچه به دنیای دیجیتال

در بازاری که همه آنلاین هستند، آفلاین بودن اشتباه بزرگی است.

اتصال به سفارش غذا ضروری است تا خطا را حذف کنیم. اگر میخواهیم کسب و کارمان را گسترش دهیم و شعبه های آنرا افزایش دهیم، حتما باید به این موضوع توجه کنیم. البته باید نرم افزاری را انتخاب کنیم که در صورت قطع شدن اینترنت هم از دسترس خارج نشود.

تفاوت‌های کلیدی نرم‌افزار بوفه با کافی‌شاپ

حساب کردن زمان بازی چیزی است که در کافه گیم سود ما را می‌سازد. در سلف‌ سرویس باید هزینه غذای خورده شده کنترل شود، در غیر اینصورت ضرر میکنیم.

نرم‌افزار ابری (Cloud) یا نصبی (Local)؟ کدام بهتر است؟

نرم افزار های ابری بهترین گزینه هستند. اگر کامپیوتر ناگهان خراب شود، اطلاعات ما در فضای ابری می‌ماند. ما با گوشی همه‌چیز را می‌بینیم. بازدهی آن زمانی بیشتر نمایان میشود که ما دارای کسب و کاری با چندین شعبه باشیم

چک‌لیست نهایی قبل از خرید

برای انتخاب حتما موارد زیر را در نظر بگیرید:

1. پشتیبانی شما تا چه ساعتی است؟ پشتیبانی در ساعات دیروقت شب برای ما خیلی مهم است.

2. آیا با سخت‌افزارهای فعلی من (پرینتر، صندوق، تبلت) سازگار است؟

3. کاربری آن چقدر آسان است؟ (پرسنل کافه معمولاً جوان هستند و جابجایی زیاد است؛ آموزش باید سریع باشد).

4. آیا نسخه دمو (تست رایگان) دارید؟ ما نسخه آزمایشی را می‌گیریم تا راحتی کار را ببینیم.

سخن پایانی: هزینه نیست، سرمایه‌گذاری است

خرید نرم‌افزار پول دور ریختن نیست، بلکه استخدام یک همکار زرنگ است. حتماً باید همین امروز کار را شروع کنیم.

من یک مقاله برای معرفی 5 نرم افزار مناسب و با کیفیت مدیریت رستوران آماده کرده ام. اگر قصد تهیه یک نرم افزار مناسب رو برای کافی شاپ خود دارید، پیشنهاد میکنم مطالعه کنید(موارد مورد نیاز کافی شاپ هم پوشش داده ام).