چرا مدیریت هوشمند انبار؟ (جلوگیری از دزدی و ضرر مالی)

حتی اگه بهترین ماشین را هم در اختیار داشته باشیم اما باک بنزینش سوراخ شده باشد، طی کردن مسافت طولانی با آن غیرممکن است. این دقیقاً بلایی است که سر کسب و کار های ما می‌آید. با وجود اینکه فروش و مشتری داریم، اما انتهای سال حساب‌وکتابمان با هم نمی‌خواند. مقصر اصلی ماجرا انبار است.

تعریف مدیریت هوشمند این است که ما دست از حدس زدن برداریم و به آمار دقیق بچسبیم. امروزه دیگر هیچ جای شکی برای این انتخاب باقی نمیماند. نرم‌افزارها کمک می‌کنند تا علاوه بر موجودی، قیمت تمام‌شده هر کالا را هم بفهمیم.

ما به عنوان صاحبان کسب و کار، شب هایی را به یاد می آوریم که تا صبح درگیر انبار گردانی به صورت دستی بوده ایم. با انبوهی از فاکتور های خط خطی یا ناواضح. در آخر بررسی ها متوجه مغایرت های موجودی دفتری با موجودی واقعی میشدیم و اعصابمان به شدت به هم میریخت.

در این هنگام متوجه این موضوع میشویم که سود زحماتی که در ساعات شلوغ پرسنل و ما کشیده ایم، گم شده اند.

رابطه مستقیم انبار و جیب شما؛ چرا انبار قلب تپنده حسابداری است؟

انبار در بازار شلوغ امروز دیگر فقط یک چهاردیواری ساده برای ریختن مواد اولیه و اقلام روی هم نیست. آنجا نبض پول‌های ماست. هر کالایی که آنجا قرار دارد، دقیقاً معادل اسکناس نقدی است که می‌توانستیم جای دیگری آنرا خرجش کنیم. برای همین ما باید حواسمان را جمع کنیم.

اگر سیستم انبار ما لنگ بزند، محاسبه سود واقعی و درست تقریباً غیرممکن خواهد بود. نقش انبار در هزینه‌ها بسیار کلیدی است. یک اشتباه کوچک در شمارش، کل صورت‌های مالی آخر سال را به هم می‌ریزد.

هزینه‌های پنهان انبارداری که سود شما را می‌خورند

ما برای اینکه بتوانیم جلوی نشتی های ریز و درشت پولمان را در کسب وکار بگیریم، ابتدا باید مدیریت انبارمان را هوشمند کنید. هزینه های انبار فقط مربوط به هزینه ی اجاره ی آن نیست. در زیر نگاهی به هزینه های پنهان انبار می اندازیم:

• خوابیدن سرمایه در انبار(Dead Stock): پول ما تبدیل به یک کالایی شده که ماه ها در انبار باقی مانده است و فروخته نمیشود
• فاسد شدن اقلام و گذشتن تاریخ انقضای آنها: تاریخ مصرف کالاها روز به روز میگذرد و به زودی قرار است آنرا در سطل آشغال بیندازیم
• نشتی هایی که از دزدی های خرد پدید می آید: نبود کنترل بر خروجی ها باعث میشود مسیری برای سو استفاده های کوچک فراهم شود
• افت بار و ضایعات پنهان: تفاوتی که وزن ماده اولیه هنگام خرید دارد با زمانی که پاک و آماده میشود، اگر ثبت نشود، تمام محاسبات مالی ما را به هم میریزد

برای کسب اطلاعات بیشتر میتوانید مقاله ی جامع کنترل هزینه یا همان کاست کنترل را مطالعه کنید.

روش‌های محاسبه بهای تمام شده در انبار؛ کدام برای شما مناسب‌تر است؟

سخت‌ترین قسمت کار حسابدارها این است که روش درستی برای قیمت‌گذاری جنس‌های خروجی پیدا کنند. انتخاب به اشتباه سود را الکی نشان می‌دهد.

۱. روش اولین صادره از اولین وارده (FIFO)

در این روش، فرض ما این است که جنس‌های قدیمی‌تر باید زودتر از انبار خارج شوند. این روش برای مواد غذایی عالی است. در شرایطی که قیمت‌ها بالا می‌رود، این مدل سود ما را بیشتر نشان می‌دهد.

۲. روش اولین صادره از آخرین وارده (LIFO)

در این روش فرض بر این است که ما جنس های تازه خریداری شده را زودتر به فروش میرسانیم.

هشدار بسیار مهم:
اگر کسب و کار شما در زمینه مواد غذایی مانند رستوران و کافه فعالیت میکند، دور این روش را خط بکشید و از آن دوری کنید. استفاده از روش LIFO در چنین انبار هایی باعث میشود مواد اولیه بسیار زیادی فاسد شود. این روش بیشتر در صنعت هایی استفاده میشود که کالاهای غیر فاسد شدنی دارند. البته باید گفت که در بسیاری از استاندارد های حسابداری نوین منسوخ شده یا در حال منسوخ شدن است.

۳. روش میانگین موزون (Weighted Average)

میانگین موزون منطقی‌ترین راه برای جنس‌های شبیه هم است که جدا کردنشان اصلاً کار راحتی نیست. نوسان قیمت‌ها اینجا گرفته می‌شود. سیستم در هر خرید جدید، قیمت‌ها را دوباره با هم جمع و تقسیم می‌کند.

۴. روش اولین تاریخ انقضا، اولین خروج (FEFO) – [ناجی رستوران‌ها]

این روش یکی از بهترین روش ها برای انبار های هوشمند مواد غذایی است. در روش FEFO، به ما هشدار داده میشود که کدام یک از اقلام ما به تاریخ انقضایش نزدیک شده است، تا بدون در نظر گرفتن اینکه چه زمانی خریداری شده است، سریع تر از انبار ما خارج شود. اینگونه دورریز مواد اولیه ما به شدت کاهش پیدا میکند.

گذار از سنتی به هوشمند؛ تکنولوژی وارد می‌شود

روزگار نوشتن روی کارت‌های مقوایی و پر کردن جدول‌های دستی دیگر به پایان خط رسیده است. تکنولوژی همه‌چیز را عوض کرده است. بارکدها و رمزینه‌ها زحمت نوشتن دستی را از دوش ما برداشته‌اند تا راحت شویم. اسکنرها ورود و خروج را ثبت می‌کنند. سنسورهای هوشمند هم دائم مراقب دما و رطوبت هستند تا جنسی خراب نشود.

مدیریت رسپی (Recipe Costing)؛ جادوی سیستم‌های هوشمند

کسر مواد اولیه با هر فروش یکی از دغدغه های مدیران رستوران است. در رستوران های سنتی ما متوجه این نمیشویم که برای 50 عدد پیتزا چه مقدار پنیر پیتزا یا آرد مصرف شده است. ولی در انبار داری هوشمند رسپی کاستینگ وجود دارد و شما با هر فروش میتوانید متوجه شوید که چه مقدار از مواد اولیه شما کم شده است.

با اتصال یکپارچه انبار و بخش صندوق فروشگاهی POS، به محض فروش یک غذا یا محصول، مقادیر دقیق آن از انبار کم میشود ( به عنوان مثال 150 گرم گوشت، 1 عدد نان با 20 گرم سس).

این یعنی بدون نیاز به شمارش دستی، ما متوجه میشویم که چقدر موجودی داریم.

ابزار هایی که بازی را تغییر میدهند

استفاده از ابزار های هوشمند، باعث میشود که کار ما بشدت ساده و دقیق تر شود. مهمترین ابزار ها عبارتند از:

• نرم افزار های یکپارچه ابری (Cloud-based ERP): نرم افزاری که انبار، حسابداری، فروش، کارکنان و بخش های مختلف رستورانمان را به هم متصل کنند و در صورت تغییرات اطلاعات به صورت زنده در سیستم مرکزی بروزرسانی میشوند.
• دستگاه های هندل و بارکدخوان های پرتابل(PDA): انباردار با یک دستگاه کوچک لیزری بارکد ها را اسکن میکند و آمار را بلافاصله وارد سیستم میکند
• سیستم های انبارگردانی کور(Blind Inventory): بهترین ابزار برای جلوگیری این است که سیستم پرسنل انبار قابلیت دیدن موجودی را نداشته باشد و پرسنل فقط تعداد را بعد از بازشماری وارد میکند. سپس سیستم مغایرت ها را فقط به مدیر گزارش میدهد

اتصال انبار به حسابداری؛ پایان مغایرت‌ها

بزرگترین لطف سیستم‌های مدیریت که باعث هوشمندسازی انبار میشوند این است که خیال ما را از بابت اختلاف حساب‌ها راحت می‌کنند. سندها خودکار صادر می‌شوند. دیگر لازم نیست حسابدار بیچاره منتظر کاغذ بماند یا نگران گم شدن فاکتورها باشد(که در این حالت احتمال رخ دادن خطای انسانی بالاست). سود و زیان هر کالا همان لحظه مشخص می‌شود.

استراتژی‌های بهینه‌سازی موجودی برای کاهش هزینه

داشتن ابزار خالی فایده ندارد و ما باید حتماً نقشه راه درستی هم داشته باشیم. تولید به‌موقع، انبار را خلوت می‌کند. نقطه سفارش مجدد دقیقاً به ما می‌گوید چه زمانی باید جنس جدید بخریم. این‌طوری نه جنس کم می‌آوریم و نه انبارمان می‌ترکد. شاخص گردش کالا دفعات فروش سالانه هر جنس را نشان می‌دهد. کالاهای کم‌فروش باید سریع رد شوند.

چرا انبار هوشمند، یک انتخاب نیست، یک ضرورت است؟

در بازار شلوغ امروز، دیگر اصلاً نمی‌شود انبار را با حدس و گمان‌های الکی اداره کرد. هوشمندسازی یک انتخاب نیست. ما با این تغییر جلوی خطاها و هزینه‌های پنهان را می‌گیریم. انبار حالا مرکز سود ماست.

من یک مقاله برای معرفی 5 نرم افزار مناسب و با کیفیت مدیریت رستوران آماده کرده ام. اگر قصد تهیه یک نرم افزار مناسب رو برای کافی شاپ خود دارید، پیشنهاد میکنم مطالعه کنید.