راهنمای خرید بهترین نرم افزار ERP؛ تفاوت آن با حسابداری چیست؟

وقتی فایل های اکسل را از شعبه های مختلف جمع آوری میکنید و بعد از ده روز متوجه میشوید که تعداد ثبت شده موجودی با آن چیزی که در واقعیت درون انبار دیده میشود همخوانی ندارد. این اتفاق را مطمئنم اکثر ما بار ها و بار ها تجربه  کرده ایم.

حالا هرچه تعداد شعبه های ما بیش تر باشد، این اتفاق بیشتر قابل لمس شدن است.

مشکل اصلی اینجاست که در بسیاری از سازمان‌ها، واحدها (مالی، انبار، فروش، منابع انسانی) مانند “جزیره‌های جداافتاده” عمل می‌کنند و عملا هیچ ارتباطی به صورت یکپارچه با هم ندارند. اما راه حل چیست؟ چطور می‌توان تمام این جزیره‌ها را با یک پل مستحکم به هم متصل کرد؟ پاسخ این سوال، سه حرف ساده اما قدرتمند است: **ERP**.

نرم افزار ERP چیست؟ (تعریف خلاصه)

ما در دنیای کسب‌وکار با ابزاری به نام برنامه‌ریزی منابع سازمانی یا همان Enterprise Resource Planning روبرو هستیم. این ابزاری که مدام نادیده گرفته میشود، تمام بخش‌های انبار و فروش و مالی ما را به هم وصل می‌کند. دلیل اهمیت این سیستم، جلوگیری از گم شدن اطلاعات در پوشه‌های قدیمی است. باید فعالیت‌ها را سریع جمع کرد.

نرم افزار ERP (برنامه‌ریزی منابع سازمانی) به زبان ساده

ما به عنوان مدیرانِ درگیر با برنامه‌های جداگانه، دچار باورهای غلطی هستیم. داشتن چند فایل اکسل اصلا کافی نیست. واقعیت این است که این شلختگی باعث دعوا و تکرار کارهای بیهوده می‌شود. این یک روش زندگی است.

منظور از “یکپارچگی” در سازمان چیست؟

حکم نهایی برای موفقیت ما، ریختن دیوارهای بین واحدها و رسیدن به هماهنگی است. هماهنگی معجزه می‌کند. با ثبت فاکتور در فروش، هم‌زمان انبار کم شده و حسابداری سند می‌زند. کاغذبازی دیگر تمام شده است.

سیستم ERP چگونه کار می‌کند؟

نقش اصلی این فناوری، ایجاد یک مخزن اطلاعاتی مرکزی برای همه ماست. همه به آن وصل هستیم. هر داده‌ای که یک نفر وارد کند، بلافاصله برای بقیه هم قابل دیدن می‌شود. دروغ از شرکت ما می‌رود.

چرا کسب‌وکار شما به سیستم ERP نیاز دارد؟ (۵ مزیت حیاتی)

صورت‌مسئله ما این است که دیگر نمی‌توانیم به روش‌های قدیمی تکیه کنیم. باید تغییر کرد.

۱. خداحافظی با دوباره‌کاری‌ها و خطای انسانی

وقتی اطلاعات یک‌بار وارد سیستم می‌شود و همه از همان استفاده می‌کنند، خطای تایپ مجدد و مغایرت داده‌ها به صفر می‌رسد. پرسنل شما به جای “وارد کردن داده”، روی “تحلیل داده” تمرکز می‌کنند.

۲. گزارش‌های لحظه‌ای؛ رویای مدیران

مدیران برای تصمیم‌گیری نیازی نیست تا پایان ماه صبر کنند. با چند کلیک، می‌توانید ببینید همین الان چقدر نقدینگی دارید، کدام محصول در کدام منطقه بیشتر فروخته شده و خط تولید چه وضعیتی دارد. این قدرت رصد لحظه ایی اتفاقات کسب و کار شماست.

۳. کاهش هزینه‌های عملیاتی

با بهینه‌سازی فرآیندها، کاهش ضایعات انبار و مدیریت بهتر منابع انسانی، هزینه‌های سربار سازمان به شدت کاهش می‌یابد. ERP نشتی‌های پنهان بودجه شما را می‌بندد.

۴. استانداردسازی فرآیندها

ERP شما را مجبور می‌کند طبق “بهترین روش‌ها” کار کنید. این سیستم فرآیندهای سلیقه‌ای و شخصی‌سازی شده توسط کارمندان قدیمی را با فرآیندهای استاندارد و سیستماتیک جایگزین می‌کند.

۵. امنیت داده‌ها

به جای اینکه اطلاعات حیاتی شرکت در لپ‌تاپ‌های شخصی یا فایل‌های اکسل پراکنده باشد، همه چیز در یک بستر امن با سطوح دسترسی مشخص ذخیره می‌شود.

ماژول‌های تشکیل‌دهنده یک ERP کامل

ابزارهای ما در این سیستم، قطعات مختلفی مثل بخش مالی و فروش هستند. این‌ها مثل لگو هستند. مکانیسم اثرگذاری این قطعات، مدیریت دقیق از حقوق گرفته تا فرمول ساخت است. پول ما حفظ می‌شود.

تفاوت نرم افزار حسابداری با ERP؛ یک اشتباه رایج!

مانع اصلی در ذهن ما، یکی دانستن حسابداری با این سیستم بزرگ است. این یک تصور غلط است. چون برنامه‌های حسابداری فقط به اتفاقات افتاده در گذشته نگاه می‌کنند. آینده در خطر است.

انواع پیاده‌سازی ERP: ابری (Cloud) در برابر محلی (On-Premise)

مشکل ما انتخاب بین نصب روی سرور خودمان یا استفاده از اینترنت است. اینترنت کار را راحت می‌کند. با انتخاب مدل ابری، هزینه‌های اولیه ما برای خرید سرور و تیم فنی حذف می‌شود. سرمایه ما برمی‌گردد.

معایب	مزایا	انواع ERP
هزینه اولیه بالا (خرید سرور و لایسنس)، نیاز به تیم IT برای نگهداری	کنترل کامل روی داده‌ها، عدم نیاز به اینترنت دائمی	محلی
وابستگی به اینترنت، نگرانی‌های امنیتی (که البته امروزه بسیار کمتر شده است)	هزینه راه‌اندازی پایین، دسترسی از هر جا، آپدیت‌های خودکار	ابری

در صورت انتخاب ERP ابری، توجه داشته باشید که قابلیت استفاده به صورت آفلاین را نیز داشته باشد، تا در صورت قطعی اینترنت به مشکل نخورید

راهنمای انتخاب و خرید بهترین نرم افزار ERP

هدف نهایی ما از این خرید، رسیدن به یک اتحاد بلندمدت است. راه برگشت سخت است. اگر شرکت ما بزرگ شود، باید مطمئن شویم این ابزار توان همراهی و توسعه پذیر بودن را دارد. پشتیبانی بسیار مهم است. همچنین باید امکان دریافت نسخه دمو بصورت رایگان آن موجود باشد.

چالش‌های پیاده‌سازی ERP که کسی به شما نمی‌گوید

راهکار پیشنهادی برای عبور از شکست، توجه به فرهنگ سازمانی ماست. آدم‌ها سخت عوض می‌شوند. اگرچه این تغییر ممکن است در ابتدا سرعت تیم ما را کم کند. صبر داشته باشید تا سیستم سازمانی شما روی غلتک جدیدی که برای آن طراحی کرده اید بیوفتد.

نتیجه‌گیری

توصیه اکید ما این است که به این سیستم به چشم سرمایه‌گذاری نگاه کنید. فرار از اکسل واجب است. خروجی مشخص این مسیر، آزاد شدن وقت ما برای فکر به توسعه بازار است. رشد ما شروع شد.