نرخ بهره وری چیست؟

نسبت، متوسط خروجی تولید به ورودی متوسط که هر چیزی میتواند باشد مانند نیروی کار، سرمایه و یا ترکیبی از عوامل که برای تولید کالاها استفاده شده است در یک زمان مشخص که معمولا به درصد بیان میشود. که می توان آن را با فرمول های مختلف محاسبه کرد. نرخ بهره وری مناسب بین 70 تا 75 درصد از استاندارد صنعتی است. برای مثال اگر شما 500 دلار خروجی تولید کنید و 100 دلار هزینه متوسط ورودی داشته باشید نرخ بهره وری شما 50 درصد است یا بهره وری نیروی کار به عنوان خروجی، به ازای هر کارگر یا در هر ساعت کار تعریف میشود.

درصد بهره وری یعنی سطح کارایی به دست آمده در رابطه با یک استاندارد از پیش تعریف شده. به عنوان مثال اگر یک تیم در یک دوره مشخص به 90 درصد بهره وری برسد یعنی آنها 90 درصد از تولید مورد انتظار را بر اساس معیار یا هدف انجام داده اند.

معیار ها و اهداف بهره وری چیست؟

معیارها و اهداف بهره وری بستگی به نوع  صنعت و نوع کسب و کار تغییر میکند. هر شرکت باید مشخص کند که چه معیار هایی دارد و بر اساس این معیار ها ممکن است تصمیم بگیرد که هدف بهره وری را تغییر دهد. 

عوامل صنعتی مورد توجه در نرخ بهره وری:

هنگامی که بهره وری را با استفاده از یک روش محاسبه میکنید مانند نیروی کار، خروجی شما بر اساس صنعت تغییر خواهد کرد برای مثال:

• تولید: اگر شما در کسب و کار خود کالایی تولید می کنید ممکن است که بخواهید از خروجی در هر ساعت کارگر مورد نیاز برای تولید یک محصول واحد  استفاده کنید.

• فروش: برای بهره وری فروش شما باید انواع خروجی ها را اندازه گیری کنید.

چه عواملی بر نرخ بهره وری تاثیر می گذارند؟

1. ارتباطات: طبق بررسی ها، هر تیم یا یک سازمان هر هفته معادل یک روز را به دلیل ارتباطات ضعیف از دست میدهند اما این موضوع وقتی هر ساله محاسبه شود میزان زیادی میشود که از دست رفته است.

2. مدیریت زمان: اگر در تیم خود تاخیری های زیادی می بینید شاید تیم شما عملکرد خوبی ندارد. یا تیم شما فعالیت های بی ارزش زیادی انجام میدهد و زمان برای انجام وظایف مهم ندارد. تمرکز باید بر حذف و تنظیم کردن زمان باشد.

3. تکنولوژی: گاهی شنیده اید که در میان کارمندان شخصی با عنوان اینکه " خانم فلانی دیروز مرخصی بودن و من به دلیل نبودن ایشون و نداشتن گزارش لازم نتونستم گزارش را تجزیه و تحلیل کنم" این یک مورد است و موارد این چنین ممکن است زیاد باشد. اما این نشان دهنده ی این است که در سازمان شما از ابزارها و تکنولوژی به خوبی استفاده نمی کنند مثل ابزار مدیریت پروژه، ذخیره سازی ابری و …

4. رهبری: یک رهبری مناسب بسیار تاثیر گذار است. برای مثال حجم کارها را مدیریت کنید یک رهبر مناسب باید بداند که نقاط ضعف و قدرت هم تیمی های خود کدامند. ایجاد یک فضای قدردانی و تایید دستاورد های تیم و ایجاد یک فضای امن کاری از مسائل مهم است.

عوامل خارجی موثر بر بهره وری محل کار چیست؟

عوامل خارجی وجود دارند که بر بهره وری محل کار تاثیر می گذارند مانند:

1. شرایط فیزیکی محل کار: روشنایی، دما، سروصدا و طرح کلی میتواند به طور قابل توجهی بر بهره وری تاثیر بگذارد.

2. عوامل اقتصادی: شرایط اقتصادی هم در سطح جهان و هم در صنایع خاص، مانند تقاضای بازار، ثبات مالی و روند صنعت میتواند بر اهداف و سطح بهره وری کلی سازمان تاثیر بگذارد.

3. عوامل اجتماعی و سیاسی: عوامل اجتماعی و سیاسی مانند تغییر در سیاست های دولتی، افکار عمومی یا هنجارهای فرهنگی که اثرات غیر مستقیم بر بهره وری دارد. تغییر در نگرش اجتماعی و پویایی محل کار و انگیزه کارکنان تاثیر گذار است.

راهکارهای افزایش بهره وری:

راه کارهای متفاوت و زیادی وجود دارد اما چند مورد از کارآمدترین های آنها را با هم بررسی می کنیم:

1. قانون 80/20: این قانون بسیار بسیار مهم است که به آن اصل پارتو هم گفته میشود و به صورت واضح به این موضوع اشاره دارد که 80 درصد از نتایج حاصل 20 درصد از تلاشهای شما است. به عنوان مثال  80 درصد از فروش شما از 20 درصد از مشتریان شما است یا 20 درصد از کارکنان شما منجر به 80 درصد از شکایات و نارضایتی مشتری هم میشوند. این اصل به شما کمک میکند تا زمان خود را مدیریت کنید، بر روی فعالیت های مهم تمرکز کنید، لیست وظایف خود را بازبینی کنید، زمانی از روز را که بیشترین کارایی را دارد مشخص کنید و حواس پرتی ها را به حداقل برسانید.

2. زمان خود را چگونه میگذرانید؟: البته که سخت است تا فعالیت های غیر کاربردی را حذف کنید اما میتوانید از سیستم عامل های نرم افزاری ردیابی زمان استفاده کنید تا دقیقا مشخص کنید زمان شما به کجا میرود شگفت زده خواهید شد که چه مدت برخی از کارها طول میکشند و یا برخی کارها را چقدر سریع انجام میدهید.

3. تکنیک pomodoro: این تکنیک برای زمانی است که شما آماده انجام کاری هستید و این تکنیک برای تمرکز کردن به شما کمک میکند. بسیار ساده است ابتدا یکم تایمر را برای 25 دقیقه و شروع به کار کردن میکنید زمانی که تایمر تمام شد 5 دقیقه استراحت کنید و سپس دوباره تایمر را روشن میکنید. مزیت این تکنیک این است که شما مغز خود را با 25 دقیقه گول میزنید احساس میکنید زمان کاری زودتر تمام میشود و همچنین از غرق شدن از افکار غیر کاری برای شما جلوگیری میکند.

4. کار به مدت 90 دقیقه در یک زمان: اگر تکنیک pomodoro برای شما کار نمیکند تکنیک دیگر برای شما 90 دقیقه است، شما میتوانید که مقدار زیادی از کار خود را در آن زمان بدون وقفه انجام دهید و در کار خود غرق شوید. هنرمندان نخبه به طور کلی بدون وقفه 90 دقیقه با کمتر در یک زمان کار میکردند همچنین آنها معمولا کمتر از 4 ساعت در روز کار می کردند بنابراین اگر فکر میکنید باید 10 ساعت از روز را صرف فعالیت های سازنده خود کنید تا همه چیز را انجام دهید از تکنیک 80/20 استفاده کنید تا زندگی کار خود را تنظیم کنید.

5. تعیین مهلت: برخی افراد تحت فشار که باشند بهتر کار میکنند. تعهد به انجام یک کار با یک مهلت خاص بهترین راه است که مهلت های هفتگی را تعیین کنید تا عادت کنید که وظایف را در هر هفته انجام دهید. برای اینکه بهتر برای خودتان زمان مشخص کنید و به آن عمل کنید یک پاداش برای خود تعریف کنید.

انواع بهره وری و نحوه ی محاسبه ی آنها:

چند معیار وجود دارد که میتوانید برای ارزیابی بهره وری تیم خود استفاده کنید. چهار نوع اقدام بهره وری:

1. بهره وری سرمایه: اندازه گیری میکند که تیم شما چقدر خوب از سرمایه فیزیکی برای تولید کالا و خدمات استفاده میکند. سرمایه فیزیکی شامل چیزهایی که توسط انسان ساخته شده است مانند مواد کار، لوازم انبار، کامپیوتر و وسایل نقلیه و … این اساسا شامل هر چیزی میشود که شما برای ساخت محصولات خود استفاده میکنید. برای محاسبه ی بهره وری سرمایه، باید بدهی های خود را از سرمایه فیزیکی خود کم کنید سپس عدد به دست آمده را بر اساس فروش خود بر آن تقسیم می کنید نتیجه به دست آمده بهره وری سرمایه شماست. هرچه عدد بالاتر باشد بهتر است این بدان معنی است که ابزارهای شما کمک میکنند که فروش بهتری داشته باشید. بدهی های خود را کاهش دهید و سرمایه فیزیکی خود را ارتقا دهید.

2. بهره وری مواد: اگر سازمان شما محصولی ندارد و خدمات ارائه می دهید، ممکن است که معیار بهره وری شما باشد این شبیه به بهره وری سرمایه است اما برای محاسبه به جای سرمایه فیزیکی به مواد توجه میکنید. اصطلاحی است که نحوه ی استفاده از مواد باکیفیت کمتر برای تولید محصولات مشابه، به عنوان مثال ساخت یک کاغذ از الیاف بازیافتی به جای خمیر چوب تازه، بهره وری مواد می تواند به کاهش هزینه ها، مصرف انرژی کمک کند. که مانند بهره وری سرمایه محاسبه میشود اما سرمایه فیزیکی را با منابع طبیعی جایگزین کنید.

3. نیروی کار: بهره وری نیروی کار میتواند به شما کمک کند تا ببینید هر یک از اعضای تیم به چه اندازه مفید و بهره وری داشته اند. این نوع بهره وری نسبت خروجی به ازای هر فرد است این کار ارزش محصولات شما را با مقدار زمانی که تیم شما برای به دست آوردن محصول به بازار نیاز دارد مقایسه میکند. برای محاسبه باید ارزش کالاها یا خدمات را به تعداد ساعات که تیم شما برای ساخت محصولات انجام داد تقسیم کنید.

4. کل عوامل: چیزی است که کارشناسان آن را معیار بهره وری چند عاملی می نامند. در اینجا عوامل فراتر از نیروی کار، مواد، سرمایه و … هستند بلکه شامل سبک مدیریت، دانش و ساختارهای سازمانی شما و چگونگی تاثیر آنها بر خروجی است. برای به دست آوردن بهره وری عامل باید ارزش تمام محصولات خود را بر ارزش متوسط وزنی تمام عوامل تقسیم کنید. 

چرا اندازه گیری بهره وری مهم است؟

• درآمد بیشتر با استفاده از منابع کمتر: طبیعی است که هر چه تیم بیشتر و بهتر کار کند بیشتر وارد بازار میشود هنگامی که بهره وری تیم را اندازه گیری میکنید متوجه میشوید که چه قسمت هایی تیم شما منابع را به هدر می دهد و آن را اصلاح کنید.

• بررسی اهداف: قطعا هر سازمان و شرکتی اهداف بزرگی دارد و برنامه های بزرگی برای رسیدن به این اهداف، اما از کجا میدانید که تیم شما چقدر به خط پایان نزدیک است و به هدف خود نزدیک شده است بدون اینکه هیچ اطلاعاتی از وضعیت فعلی خود داشته باشد؟ هنگامی که بهره وری تیم را اندازه گیری میکنید میتوانید ببینید تیم شما چقدر به اهداف نزدیک هستند.

• برنامه ریزی: همین آگاهی شما از وضعیت فعلی می تواند کمک کند که به راحتی برای پروژه خود برنامه ریزی کنید و انتظارات خود را واقع بینانه تر کنید.

راه موثر افزایش بهره وری با استفاده از تکنولوژی:

برخی مردم فکر میکنند که ممنوعیت تکنولوژی میتواند تمرکز و بهره وری را افزایش دهد حقیقت این است که با کمی تلاش و نظم همان تکنولوژی میتواند با موفقیت مورد استفاده قرار بگیرد تا وظایف را ساده و سریع کند. فعالیت هایی مانند:

1. مطمن شوید که تکنولوژی شما مناسب و درست است: مصرف کنندگان باید درک کنند که تکنولوژی میتواند یک نعمت یا حتی یک نفرین باشد. افزایش بهره وری با استفاده از تکنولوژی زمانی امکان پذیر است که از ابزارهای مناسب استفاده شود. تعیین کنید که در کجا شما نیاز دارید که بهره وری را افزایش دهید سپس تحقیق کنید در زندگی روزمره تا این شکاف را پر کنید.
2. ابزار اتوماسیون را ترکیب کنید: ابزارهایی را پیدا کنید که همه چیز را خودکار انجام میدهد. تا حد امکان برنامه هایی را اضافه کنید که راهی برای دیجیتالی کردن هر فرایند دستی.
3. تکنولوژی استفاده کنید که در آن بیشتر به کمک نیاز دارید: اول  مناطقی را شناسایی کنید که به طور منظم وقت خود را تلف میکنید سپس برنامه یا خدماتی را انتخاب کنید که به طور مستقیم این نیاز هارا برآورده میکند. تقریبا میتوان گفت یک راه حل تکنولوژی برای هر مشکلی وجود دارد اما اگر در هر برنامه و سرویس شرکت کنید در واقع بهره وری را کاهش میدهید.
4. از افزونه های مرورگر استفاده کنید: همه در حال حاضر میخواهند که در زمان کمتر کار بیشتر و بهتری انجام دهند. افزونه های مرورگر ابزارهای مناسبی هستند که میتوانند بسیار کمک کننده باشند زیرا سریعتر به آنها دسترس دارید. اینکار باعث میشود که تا حد ممکن در زمان صرفه جویی شود که این باعث میشود  بهره وری افزایش یابد.
5. اهداف روشن داشته باشید و آن را ساده نگه دارید: قدرت در تعیین اهداف وجود دارد که سازنده تر است و تمرکز را افزایش میدهد. اهدافتان را ثبت کنید و یادآوری هایی را تنظیم کنید تا کارها را در ذهن داشته باشید.

چرا افزایش ساعت کاری بهره وری را افزایش نمیدهد؟

نرخ بهره‌وری به طور مستقیم با سلامت روحی و جسمی کارکنان مرتبط است.  برخلاف تصور رایج، افزایش ساعات کاری یا فشار بیشتر همیشه به افزایش بهره وری منجر نمیشود. تحقیقات نشان دهده که افرادی که به طور منظم استراحت های کوتاه و تحرک فیزیکی دارند بهره وری بیشتر از خود نشان میدهند. در واقع مغز انسان نیاز به دوره های استراحت دارد تا بتواند به طور بهینه اطلاعات را پردازش کند و خلاقانه تر عمل کند.

همچنین یکی دیگر از فاکتورهای مهم در بهبود نرخ بهره‌وری، مدیریت انرژی به جای مدیریت زمان است. کارمندانی که انرژی خود را به خوبی مدیریت می‌کنند، مثل داشتن تعادل بین کار و استراحت یا ایجاد محیط کاری مثبت، توانایی بیشتری برای انجام کارهای پیچیده در مدت زمان کمتر دارند. تمرکز بیش از حد بر زمان کارکردن می‌تواند به فرسودگی شغلی منجر شود و در نتیجه بهره‌وری را به شدت کاهش دهد. بنابراین، به جای افزایش زمان کار، ایجاد فضای کاری که از نظر فیزیکی و روحی افراد را حمایت کند، کلید اصلی در افزایش بهره‌وری است.

جمع بندی:

در نهایت، بهره‌وری یکی از عوامل کلیدی برای موفقیت در هر کسب‌وکاری است. اندازه‌گیری و بهبود آن به معنای دستیابی به نتایج بهتر با منابع کمتر است. همان‌طور که در این مقاله بررسی شد، عوامل مختلفی از جمله مدیریت زمان، استفاده از تکنولوژی، و رهبری مؤثر در بهبود بهره‌وری نقش دارند.  همچنین، حفظ تعادل بین کار و استراحت و تمرکز بر مدیریت انرژی به جای افزایش ساعات کاری می‌تواند به کارکنان کمک کند تا با انگیزه و بهره‌وری بیشتر به اهداف خود دست یابند. به این ترتیب، سازمان‌ها با ایجاد محیطی حمایتی و استفاده بهینه از منابع، می‌توانند نرخ بهره‌وری خود را به طور قابل توجهی افزایش دهند.