اصول بهره‌وری و مسیرهای بهبود عملکرد در کسب‌وکار

بهره‌ وری چیست؟ (فرمول‌های پایه و نحوه محاسبه)

بهره‌ وری (Productivity)، نسبت خروجی (کالا یا خدمات تولید شده) به ورودی (منابع مصرفی مانند نیروی کار، سرمایه یا مواد اولیه) در یک دوره زمانی مشخص است. این نسبت، نشان‌دهنده میزان کارایی در استفاده از منابع است و با فرمول‌های مختلفی محاسبه می‌شود.

به‌طور کلی، فرمول پایه بهره‌وری به شکل زیر است:

بهره‌ وری = خروجی تولید شده ÷ منابع ورودی مصرف شده

تفاوت معیارهای بهره‌وری در صنایع مختلف

شاخص‌ها و اهداف مربوط به بهره‌ وری در هر صنعتی با بقیه فرق می‌کند، چون نوع کار، مدل کسب‌وکار و روندهای عملیاتی متفاوت است.
برای همین هر سازمان باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) مخصوص خودش را تعریف کند؛ شاخص‌هایی که واقعاً روی سودآوری و کارایی اثر می‌گذارند.
بعد از اندازه‌گیری این شاخص‌ها، می‌توان اهداف بهره‌ وری را تعیین کرد یا در صورت نیاز آن‌ها را تغییر داد.

عوامل صنعتی و تغییر خروجی در محاسبه نرخ بهره‌وری

وقتی یک روش مشخص برای محاسبه بهره‌ وری انتخاب می‌کنید (مثلاً بهره‌وری نیروی کار)، باید دقت کنید که معنای «خروجی» در هر صنعت فرق دارد.

• تولید: خروجی معمولاً یعنی تعداد محصولی که در هر ساعت کار تولید می‌شود یا مقدار موادی که برای ساخت یک محصول لازم است.

• فروش: خروجی بهتر است به شکل مالی یا عملیاتی اندازه‌گیری شود؛ برای مثال فروش هر کارمند، تعداد فاکتور یا تراکنش ثبت‌شده، یا امتیاز رضایت مشتری (CSAT). هر صنعت باید با توجه به نوع فعالیت خود مناسب‌ترین نوع «خروجی» را برای محاسبه بهره‌وری انتخاب کند.

عوامل مؤثر بر نرخ بهره‌وری داخلی سازمان

چندین عامل کلیدی داخلی می‌توانند به طور مستقیم بر سطح کارایی و بهره‌ وری یک سازمان تأثیر بگذارند:

• ارتباطات شفاف و مؤثر: اگر اطلاعات در تیم به‌درستی منتقل نشود، بخش زیادی از زمان مفید از دست می‌رود. داشتن روش‌های مشخص برای گزارش‌دهی و رساندن اطلاعات به‌موقع، نقش مهمی در بالا رفتن بهره‌ وری دارد.
• مدیریت زمان و تمرکز: وقتی تیم مدت زیادی را صرف کارهای کم‌اهمیت می‌کند، از کارهای اصلی می‌ماند و بهره‌ وری کاهش می‌یابد. تمرکز باید روی حذف اتلاف وقت و اختصاص زمان کافی برای کارهای مهم باشد.
• تکنولوژی و ابزارهای دیجیتال: وابستگی به کاغذ، اطلاعات پراکنده یا نیاز به حضور یک نفر برای پیش بردن کارها، نشانه ضعف در استفاده از تکنولوژی است. ابزارهایی مثل مدیریت پروژه، ذخیره‌سازی ابری و سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه، باعث می‌شوند داده‌ها همیشه در دسترس و شفاف باشند و این موضوع بهره‌ وری را به‌طور چشمگیری افزایش می‌دهد.
• رهبری و مدیریت منابع انسانی: یک مدیر خوب باید توانایی‌ها و نقاط ضعف تیم را بشناسد و کارها را به‌درستی بین افراد تقسیم کند. ایجاد محیطی امن، حمایت‌کننده و همراه با قدردانی، انگیزه و بازدهی تیم را بالا می‌برد.

عوامل خارجی موثر بر بهره‌وری محل کار

• شرایط فیزیکی محل کار: روشنایی مناسب، دمای قابل‌قبول، کاهش سروصدا و چیدمان درست محیط، می‌تواند تمرکز کارکنان را بیشتر کند و بهره‌ وری را بالا ببرد.
• عوامل اقتصادی: وضعیت کلی اقتصاد، مثل میزان تقاضا در بازار یا ثبات مالی، روی اهداف و سطح بهره‌ وری هر سازمان تأثیر می‌گذارد.
• عوامل اجتماعی و سیاسی: تغییر قوانین دولتی، شرایط اجتماعی یا فرهنگ عمومی جامعه می‌تواند به‌طور غیرمستقیم روی انگیزه کارکنان، فضای کاری و در نتیجه بهره‌ وری سازمان اثر بگذارد.

راهکارهای افزایش بهره‌ وری مؤثر در سازمان

در کنار عوامل زیرساختی، چند تکنیک ساده فردی و تیمی وجود دارد که می‌تواند خیلی سریع باعث افزایش کارایی شود:

قانون پارتو (۸۰/۲۰)

این قانون می‌گوید معمولاً ۸۰ درصد نتایج از فقط ۲۰ درصد کارها به‌دست می‌آید. پس بهتر است فعالیت‌هایی را پیدا کنید که بیشترین ارزش را ایجاد می‌کنند و روی همان‌ها تمرکز کنید. این کار کمک می‌کند لیست وظایفتان سبک‌تر و زمانتان هدفمندتر مصرف شود.

ردیابی زمان

با استفاده از ابزارهای ثبت زمان می‌توان فهمید تیم دقیقاً وقتش را صرف چه کارهایی می‌کند. بررسی این داده‌ها کمک می‌کند فعالیت‌های وقت‌گیر، بی‌فایده یا قابل‌بهبود را شناسایی و اصلاح کنید.

تکنیک پومودورو

در این روش ۲۵ دقیقه با تمرکز کامل کار می‌کنید و بعد ۵ دقیقه استراحت می‌گیرید. این کار جلوی خستگی ذهنی را می‌گیرد و میزان تمرکز را بالا می‌برد.

چرخه‌های کار عمیق

تحقیقات نشان می‌دهد مغز در بازه‌های حدوداً ۹۰ دقیقه‌ای بیشترین بازده را دارد. کار در این دوره‌های بدون وقفه باعث می‌شود بتوانید روی کارهای مهم عمیق‌تر تمرکز کنید.

تعیین مهلت‌های واقع‌بینانه

تعیین مهلت‌های مشخص و قابل اندازه‌گیری—به‌خصوص به‌صورت هفتگی—کمک می‌کند افراد منظم‌تر کار کنند و عادت انجام کار در زمان تعیین‌شده شکل بگیرد.

انواع بهره‌ وری و نحوه محاسبه آن‌ها (سرمایه، مواد، نیروی کار و TFP)

برای ارزیابی کامل بهره‌وری، سازمان‌ها معمولاً از چهار نوع اصلی بهره‌ وری استفاده می‌کنند:

بهره‌ وری سرمایه

این معیار نشان می‌دهد تیم شما چقدر خوب از سرمایه‌های فیزیکی مثل تجهیزات، کامپیوترها و ماشین‌آلات استفاده می‌کند.  

بهره‌ وری سرمایه = ارزش کل خروجی (فروش یا درآمد) ÷ ارزش سرمایه فیزیکی مورد استفاده

بهره‌ وری مواد

این معیار مخصوص سازمان‌هایی است که با مواد اولیه فیزیکی کار می‌کنند، مثل تولیدی‌ها یا رستوران‌ها. بهبود این شاخص باعث کاهش ضایعات و کاهش هزینه‌ها می‌شود.

بهره‌ وری مواد = ارزش محصول تولید شده ÷ هزینه مواد اولیه مصرف شده

بهره‌ وری نیروی کار

این نوع بهره‌ وری نشان می‌دهد هر عضو تیم تا چه حد در تولید خروجی مؤثر بوده است. به عبارت دیگر، ارزش کالاها یا خدمات را با زمان صرف‌شده مقایسه می‌کند.  

بهره‌ وری نیروی کار = ارزش کالا یا خدمات تولید شده ÷ تعداد ساعات کاری صرف شده

بهره‌ وری کل عوامل (TFP)

این شاخص جامع‌تر است و فراتر از ورودی‌های استاندارد مانند نیروی کار و سرمایه می‌رود. TFP تأثیر عوامل نرم‌تر مانند سبک مدیریت، نوآوری، دانش فنی و ساختار سازمانی را بر خروجی کلی در نظر می‌گیرد.

نقش سیستم‌های POS در ارتقاء بهره‌وری

در رستوران‌ها و فروشگاه‌ها، سیستم‌های POS (نقطه فروش) نقش اصلی در اندازه‌گیری و افزایش بهره‌ وری دارند:

•  ردیابی نیروی کار: سیستم POS می‌تواند زمان ورود و خروج کارکنان را ثبت کند، ساعات برنامه‌ریزی‌شده را با ساعات واقعی کار مقایسه کند و بهره‌ وری نیروی کار را به صورت خودکار بر اساس فروش ثبت‌شده محاسبه کند.
•  مدیریت موجودی: سطح موجودی کالاها را به‌صورت خودکار پایش می‌کند، نیاز به خرید را پیش‌بینی می‌کند و در مورد اقلام با موجودی کم هشدار می‌دهد. این کار به کاهش ضایعات و کم کردن هزینه‌ها کمک می‌کند.
• استانداردسازی عملیات: ثبت سریع و دقیق سفارش‌ها، ارسال فوری به آشپزخانه یا انبار و کاهش خطاهای انسانی باعث می‌شود عملیات سریع‌تر و با خطای کمتر انجام شود و بهره‌و ری افزایش یابد.

چرا اندازه‌گیری و ردیابی بهره‌ وری برای سازمان حیاتی است؟

• درآمد بیشتر با منابع کمتر: اندازه‌گیری دقیق بهره‌ وری به سازمان کمک می‌کند نقاطی که منابع هدر می‌روند را شناسایی و اصلاح کند، تا با همان منابع، خروجی بیشتری تولید شود.

• بررسی اهداف: بهره‌ وری یک معیار مهم برای سنجش این است که تیم تا چه حد به اهداف کلی سازمان نزدیک شده است و به مدیران کمک می‌کند وضعیت واقعی را بهتر ببینند.

• برنامه‌ریزی واقع‌بینانه: دانستن نرخ بهره‌ وری فعلی، کمک می‌کند پروژه‌های آینده بهتر برنامه‌ریزی شوند و انتظاراتی واقعی و قابل دستیابی تعیین شود.

چرا افزایش ساعت کاری، بهره‌ وری را افزایش نمی‌دهد؟

سلامت کارکنان و بهره‌ وری

بهره‌ وری به‌طور مستقیم با سلامت جسمی و روحی کارکنان ارتباط دارد. برخلاف تصور رایج، افزایش ساعات کاری یا فشار بیشتر همیشه باعث افزایش بهره‌ وری نمی‌شود. تحقیقات نشان می‌دهند افرادی که استراحت‌های کوتاه و منظم دارند و کمی تحرک فیزیکی دارند، عملکرد بهتری دارند، زیرا مغز برای پردازش بهتر اطلاعات به زمان استراحت نیاز دارد.

مدیریت انرژی به جای مدیریت زمان

کارمندانی که انرژی خود را مدیریت می‌کنند — با تعادل مناسب بین کار و زندگی و داشتن محیط کاری مثبت — می‌توانند کارهای پیچیده را در زمان کمتر انجام دهند. تمرکز بیش از حد فقط روی ساعت‌های کاری می‌تواند باعث خستگی و فرسودگی شود و در نتیجه بهره‌ وری کاهش یابد.

جمع بندی:

بهره‌ وری ستون اصلی موفقیت هر کسب‌وکار است و اندازه‌گیری و بهبود مستمر آن به سازمان کمک می‌کند تا با استفاده بهتر از منابع، خروجی و سود بیشتری به دست آورد. بهبود بهره‌ وری یک فرایند چندوجهی است که شامل استفاده هوشمندانه از تکنولوژی‌هایی مانند سیستم‌های POS، رهبری مؤثر، تعیین شاخص‌ها و معیارهای مناسب برای هر صنعت و تمرکز بر مدیریت انرژی کارکنان به جای افزایش ساعات کاری می‌شود. با ایجاد محیط کاری حمایتی، استانداردسازی فرایندها و بهره‌گیری از داده‌های دقیق، سازمان‌ها می‌توانند به طور هدفمند و قابل توجهی نرخ بهره‌وری عملیاتی خود را ارتقا دهند.