آداب ملاقات تجاری
جدول محتوا
آداب ملاقات تجاری چیست؟
آداب ملاقات تجاری به مجموعه رفتارها، حرکات و ... گفته میشود که در طول جلسات یا در اولین ملاقات کاری خود باید انجام دهید تا نقش بهتری را در انجام و مدیریت امور ایفا کنید. آداب و رسوم تجاری مانند به موقع حاضر شدن، گوش دادن و … است که میتواند بسته به وضعیت و صنعتی که در آن فعال هستید، تغییر میکند.
چرا آداب و رسوم تجاری مهم است؟
آداب و رسوم تجاری مهم است زیرا ارتباطات را بهبود می بخشد و در مسیر شغلی شما را موفق تر می سازد همچنین تصویر بهتری از شما در ذهن همکاران و کارفرما ایجاد میکند. نه تنها برای کسب و کار بلکه در قرار های احساسی ازدواج های سنتی و یا در طول تحصیل این آداب و رسوم را نیاز داریم.
چرا اولین ملاقات مهم است؟
اولین تصویری که از خود در ذهن طرف مقابل می سازید بسیار مهم است و تا سال ها و یا حتی تا ابد در ذهن آنها بماند. همچنین ممکن است اولین ملاقات گاهی تاثیر زیادی در آینده شما داشته باشد. به روابط قبلی خود فکر کنید به نظر شما چه تصویری از خود به جای گذاشته اید؟
مطلب پیشنهادی:
آداب ملاقات در محل کار
ممکن است تا به حال در جلسات کاری احساس کرده باشید که همه چیز به خوبی پیش نمیرود یا شما احساس خوبی نسبت به آن ندارید. شاید هم به تازگی بخواهید در جلسات کاری شرکت کنید. به هر حال شما باید یک سری اصول کلی را رعایت کنید:
- واضح صحبت کنید: هنگامی که در طول جلسات صحبت میکنید مطمئن شوید که با صدای بلند و واضح صحبت می کنید تا همه بتوانند صدای شما را بشنوند این اعتماد به نفس را نشان میدهد و باعث میشود که شما حرفه ای تر به نظر برسید.
- فعالانه گوش دهید و مشارکت کنید: بهره وری جلسه به این موضوع برمیگردد که به خوبی به دیگران گوش دهید و به طور فعال در بحث ها شرکت کنید. این میتواند با پرسیدن سوالات یا تکان دادن سر همراه باشد.
- نوبت صحبت کردن: در برخی جلسات میبینید که بحث جلسه هیجان انگیز میشود و ممکن است که حس هیجان باعث شود که منتظر نوبت خود نمانید و بد موقع شروع به صحبت کردن کنید. بهتر است که کمی فکر کنید و منتظر بمانید تا دیگران سخنانشان تمام شود سپس شروع به صحبت کردن کنید. چیزی که میخواهید بگویید را یادداشت کنید که وقتی نوبت به شما رسید سخنانتان را فراموش نکنید.
- در زمان مناسب سوال کنید: بهترین زمان برای سوال پرسیدن زمانی است که سوال به موضوع در حال ارائه ارتباط داشته باشد. همچنین ممکن است زمانی را اختصاص دهند به سوالات شنوندگان پس تا آن لحظه صبر کنید. اما سعی کنید از پرسیدن تمام سوالات خود در پایان زمان جلسه خودداری کنید.
- از برخی نشانه های غیر کلامی اجتناب کنید: ممکن است در طول جلسه بی قرار یا خسته شوید اما سعی کنید این کارهارا انجام ندهید:
- ضربه زدن با خودکار به میز
- تکان دادن پاها
- خش خش کردن کاغذ
- زمزمه کردن
- چرخش صندلی
- بی قراری
- کنار گذاشتن تکنولوژی: هنگام جلسه تلفن خود را رویه میز قرار ندهید این ممکن است حواس پرت شوید. حتما هنگام شروع جلسه تلفن همراه خود را در حالت بی صدا بگذارید.
- خوردن و نوشیدن: به طور معمول آب برای نوشیدن در طول جلسه قابل قبول است. اما سعی کنید قبل از جلسه غذایی که بوی خوش دهان شما را تغییر میدهد اجتناب کنید. یا اگر میوه میخورید، بیش از حد معمول صدای جویدن تان نباید بیاید. همیشه بعد از خوردن خودتان و میز را تمیز کنید.
- احترام به فضای کاری مشترک: حتی اگر شما دورکاری میکنید و ممکن است گاهی اوقات به دفتر بروید یا فقط فضای مجازی را با همکاران خود به اشتراک بگذارید باید به رفتار خود دقت کنید. نحوه رفتار شما به عنوان یک حرفه ای منعکس میشود بنابراین مهم است که همه چیز را به درستی سازمان دهی کنید.
اصول رفتار مناسب در اولین ملاقات
اولین ملاقات بسیار مهم و چشمگیر است پس رفتار درست شما در ملاقات های اولیه گاهی می تواند سرنوشت شما را رقم بزند پس با هم برخی از آنها را بررسی میکنیم.
- دست دادن و احوالپرسی: اعتماد به نفس نقش مهمی در ایجاد تصویر خود در اولین ملاقات دارد. پس با اعتماد به نفس سلام و احوالپرسی کنید و با خوش رویی و با اقتدار دست بدهید.
- ارتباط چشمی: نگاه خیره و دزدیدن چشم ها برای اولین ملاقات اصلا درست نیست. تصور نکنید که با دزدین چشم هایتان تصویر معصومانه و خوبی از خود بجا میگذارید. این کار نشانه ضعف اعتماد به نفس و نداشتن مهارت های ارتباطی است بسیاری از افراد خواهان ارتباط با یک فرد خجالتی نیستند. راحت و با اعتماد بنفس در فاصله مناسبی بایستید و به حرفهای طرف مقابل گوش دهید.
- گوش دادن: پرحرفی چیز خوبی نیست و کسی آن را دوست ندارد. اما شیرین سخنی با پرحرفی فرق دارد. یک ارتباط موثر و درست باید یک گفتگوی رفت و برگشتی باشد. اگر میخواهید خودتان را شاد نشان دهید نیازی نیست تند و پشت سر هم حرف بزنید. اجازه دهید فرد مقابل هم حرف بزند. سخن فرد مقابل را قطع نکنید.
- خودتان باشید: برای جذب فرد مقابل در اولین ملاقات نیازی نیست تصویری ایده آل از خودتان ارائه دهید. اگر سعی کنید از چیزی که هستید خیلی متفاوت تر رفتار کنید او جذب فردی میشود که شما نیستید. پس از مدتی دیگر نمیتوانید نقش کسی که نیستید را بازی کنید و همه چیز مشخص خواهد شد در آن زمان احتمال دارد به خاطر دروغگویی این ارتباط را از دست بدهید. مهم نیست که دیگران خوده واقعی شمارا نمیپذیرند. ایرادات اخلاقی و شخصیتی خود را رفع کنید اما در مورد سطح خانوادگی و یا ویژگی های دیگر خود دروغ نگویید. اجازه دهید دیگران شما را آنطور بخواهند که هستید.
- لبخند بزنید: قهقهه زدن اصلا به عنوان رفتار مناسب در اولین ملاقات به شمار نمی رود. اما اخم کردن و داشتن صورتی سنگین حس بدی به فرد مقابل می دهد. در اولین ملاقات همیشه ادب و خوش رویی را سرلوحه قرار دهید و مودبانه و به جا لبخند بزنید.
- آماده باشید: قرار ملاقات شما برای چه چیزی است؟ میخواهید در مورد چه چیزی حرف بزنید؟ از این ملاقات میخواهید چه نتیجه ای بگیرید؟ چه چیزی را میخواهید در مورد فرد مقابل کشف کنید؟ قبل از رفتن سر قرار به این موضوعات فکر کنید.
- تیم خود را بشناسید: شناخت کافی از تیم باعث میشود که رفتار شما حرفه ای تر و مناسب تر باشد. اگر سبک رفتاری یکدیگر را بدانید ارتباط موثرتر و بهتری با یکدیگر خواهید داشت بنابر این شناخت کافی از تیم بسیار تاثیر گذار است.
جزئیات کمتر شنیده شده برای موفقیت در ملاقات تجاری:
شاید بسیاری ندانند که در ملاقات‌های تجاری، رنگ لباس شما میتواند پیامی مهم و ناخودآگاه به طرف مقابل ارسال کند. تحقیقات نشان داده که پوشیدن لباس‌های آبی تیره یا خاکستری در مذاکرات تجاری، حس اعتماد و حرفهای بودن را القا میکند، در حالی که رنگ‌هایی مانند قرمز میتواند شما را به عنوان فردی پرخاشگر یا بیش از حد تسلط‌طلب نشان دهد.
همچنین یکی از آداب کمتر شناخته‌شده در ملاقات‌های تجاری بین‌المللی این است که کارت ویزیت را با هر دو دست به طرف مقابل تقدیم کنید این حرکت به معنای احترام بیشتر و توجه به جزئیات است. رعایت این نکات میتواند پیام های پنهان مثبتی به طرف مقابل منتقل کند و زمینه موفقیت بیشتری در مذاکرات تجاری فراهم کند.
ایمیل و آداب ارتباطی آن:
نوشتن ایمیل یا هر ارتباط اینچنین با تیم از طریق هر ابزاری برای هر کسب و کاری استفاده میشود خصوصا افراد با کسب کار اینترنتی. ارتباط آنلاین با ارتباط حضوری متفاوت است و باید نکاتی را در آن رعایت کنید تا حرفه ای تر به نظر برسید:
- تصحیح و غلط املایی: تصحیح ایمیل و درست نوشتن یک نکته ی مهم است که نباید آن را نادیده بگیرید. ممکن است که پروژه شما یک ابزار اصلاح داخلی داشته باشد اما شما باید قبل از ارسال آن را نگاه و چک کنید.
- مودب و حرفه ای باشید: حتی اگر شما حرف های خود را حضوری نخواهید بگویید باید لحن صدای شما در کلمات خواهد آمد مهم است که در نوشتن مودب باشید و حرفه ای حرف بزنید. به عنوان مثال میتوانید از کلمات خوش بینانه استفاده کنید.( امیدوارم شما... ممنون که... فقط یک یادآوری دوستانه بود... لطفا به من اطلاع رسانی کنید... کار شما فوق العاده است اما... و ...)
- به موقع پاسخ دهید: هرزمانی که یکی دیگر از اعضای تیم یا مشتری ها با شما صحبت میکنند حتما دلیلی برای آن داشته است. پس آن را به موقع پاسخ دهید بهتر است اما نه به این معنی که شما همان لحظه آنلاین باشید اگر این چنین باشد که خوب است اما در واقع شما تا دو روز کاری میتوانید پاسخ گو باشید.
- ایمیل محتصر: بهتر است که ایمیل های خود را مختصر نگه دارید تا هم در وقت شما صرفه جویی شود هم در وقت خواننده ایمیل. سعی کنید که هدف اصلی پیام خود را در یک ایمیل طولانی پنهان نکنید و مستقیم حرفتان را بزنید. زیرا این روش ممکن است که جواب ندهد.
آداب رسوم تلفن کاری:
ارتباط تجاری اغلب از طریق تلفن انجام میشود هنگام صحبت کردن تلفنی با مشتری ها یا اعضای تیم باید اصولی را رعایت کنید:
- تماس بدون اطلاع قبلی: هر کسب و کاری یک برنامه برای دنبال کردن دارد که طبق آن پیش میروند. هنگامی که میخواهید با کسی تماس بگیرید ابتدا یک ایمیل برای برنامه ریزی تماس خود ارسال کنید. تماس بدون اطلاع قبلی رفتار بدی است زیرا گیرنده تماس ممکن است آماده صحبت با شما نباشد.
- لحن درست: تن صدای شما در تماس تلفنی مهم است شما باید لحن مودبانه را زمانی که با اعضای تیم یا مشتریان صحبت میکنید حفظ کنید و از حجم و وضوح آن آگاه باشید. اگر بلند صحبت کنید یا برای یک تماس کاری مهم زیر لب سخن بگویید گیرنده شما ممکن است پیام شمارا به درستی دریافت نکند. این نکته هم دقت کنید که فرهنگ ها ممکن است متفاوت باشد پس به هوش فرهنگی هم هنگام صحبت کردن دقت کنید.
- پیام صوتی: زمانی که تلفن شخصی در دسترس نیست بهتر است که برای او یک پیام صوتی حرفه ای بفرستید.
در اولین ملاقات از چه چیزی حرف بزنیم؟
موضوعاتی را انتخاب کنید که هم برای شما و هم برای فرد مقابل جذاب باشد. موضوعات مورد علاقه هر دوی شما میتواند زمینه کاری، رشته تحصیلی، مهارت ها، موسیقی، فیلم یا کتاب باشد. درباره این موارد که با هم اشتراک دارید صحبت کنید. اگر نمی دانید او به چه چیزی علاقه دارد با پرسش در این موضوعات میتوانید شناخت بهتری از مخاطب خود پیدا کنید فراموش نکنید که طبق اصول قبلی برای اولین قرار ملاقات خودتان باشید و در مورد علایق و سلیقه خود دروغ نگویید.
مطلب پیشنهادی:
جمع بندی
رفتار مناسب در همه ی ملاقات ها اهمیت زیادی دارد. رعایت برخی نکات ساده میتواند در روابط شما بسیار کمک کند اگر در اولین ملاقات تصویر خوبی از خود به جا نگذارید ممکن است فرصت دیگری نداشته باشید که آن را جبران کنید. همچنین به این نکته توجه کنید که افراد را در اولین ملاقات قضاوت نکنید و تنها به آن اکتفا نکنید.